В процессе работы каждой компании неизбежно возникают большие объемы бумаг и документов, которые нужно правильно хранить. В противном случае будет практически невозможно найти необходимую бумагу, а говорить о какой-то систематизации бумаг и вовсе не придется.

Но как только руководитель начинает задумываться о том, чтобы создать архив, сразу же возникает следующий вопрос: где хранить эту подборку документов. Оптимальным решением становится профессиональное хранение документов, когда все они проходят специальную обработку и отправляются в приспособленные для этого помещения — архивохранилища.

Отличительные особенности архивохранилищ

Прежде всего, тот тип хранения, о котором вы можете подробнее прочитать на данной странице http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov, позволяет освободить место в вашем собственном офисе и не приспосабливать его под достаточно жесткие требования, которые предъявляются к помещениям, в которых хранится информация на бумажных носителях.

Профессиональные архивохранилища отличаются следующими характеристиками:

  • надежная защита от пожара — залы оборудованы пожарной сигнализацией, которая в случае возгорания сразу же отправляет сигнал на пульт пожарной охраны, кроме того, там есть особые средства пожаротушения, приспособленные именно для тушения бумаги;
  • следующая особенность — защита от доступа посторонних, это и охранная сигнализация, и ограничение доступа к имеющимся сведениям, и многоступенчатая шифровка, благодаря которой даже сами сотрудники архива без ключей к шифру не смогут определить, какой компании принадлежат те или иные папки и короба;
  • кроме того, в помещении имеется система климат-контроля, которая обеспечивает идеальные условия для хранения бумаги — речь идет о температурно-влажностном и световом режимах;
  • еще один серьезный враг бумаги — плесень, жучки и другие биологические микроорганизмы, от них тоже предусмотрена надежная защита;
  • и, наконец, еще один важный момент — профессиональные папки и короба, в которых листам обеспечены максимально комфортные и надежные условия.

Правила доступа к документам

Естественно, документы не лежат в архивохранилище мертвым грузом, а должны периодически использоваться сотрудниками компании-клиента. Для этого есть несколько вариантов:

  • еще при заключении договора определяется список лиц, которые имеют доступ к документам, этот список четко ограничивает тех, кто может работать с документами и получить их на руки;
  • при необходимости вы или ваши сотрудники могут приехать в архивохранилище и поработать там в специально оборудованном помещении;
  • кроме того, вы можете заказать документы в свой офис и вам их привезет курьер (как со стороны вашей компании, так и от архивохранилища;
  • в случае, если вам не нужен оригинал документов, а достаточно копии, ее могут прислать вам по факсу.